BPMS vs. Workflow: ¿cuál es la diferencia?

De acuerdo al documento The Top Four Usage Scenarios for a BPMS de la empresa Gartner, un Business Process Management System – BPMS por sus siglas en inglés, es una colección integrada de tecnologías de software que permite el control y la gestión de procesos de negocio.  El informe menciona algunos beneficios a corto plazo como ahorros de tiempo y costos,   cumplimiento de reglas y regulaciones, así como ventajas a largo plazo: visibilidad entre procesos horizontales, la agilidad para satisfacer las cambiantes necesidades de los usuarios y del mercado, y el soporte a la mejora continua de procesos.

En ese documento se menciona también que los sistemas BPMS usan modelos de procesos para coordinar las interacciones entre personas, sistemas e información como aspectos interrelacionados del trabajo en las empresas.  Dicho enfoque integra los recursos físicos utilizados durante la  ejecución, con el diseño del proceso para aumentar la flexibilidad;  en ese caso, el sistema BPM actúa como un "súper workflow", coordinando todos los recursos de un proceso.  Debe notarse que BPMS no es un nuevo nombre para los gestores de flujos de trabajo (Workflow Management Systems); es sólo una de las muchas capacidades que entregan estos nuevos sistemas, entre los cuales se puede destacar:

• Modelado de Procesos de Negocios, más allá de un flujo de trabajo.  Es decir, que considera entradas, actividades, eventos, notificaciones y salidas gestionadas, y no solamente un cambio de etapas de una transacción o solicitud.
• Manejo de Reglas de Negocio para toma de decisiones automatizada dentro de los procesos, de forma que el sistema pueda elegir procesos subsiguientes a realizar con base a la información que recibe; por ejemplo, si observara una solicitud en la que el tipo de negocio es una Cooperación Técnica, automáticamente podría decidir saltar la etapa de Evaluación de Impacto.
• Gestión de estadísticas, tiempos e indicadores para los procesos automatizados, de forma que se cuenten con indicadores de proceso generados y actualizados de forma automática desde la definición inicial del proceso.
• Integración y orquestación de sistemas, actividades y personas para lograr los objetivos del negocio, de forma que puede integrar otros aplicativos, bases de datos y mensajería para interactuar y procesar sus transacciones.
• Tecnología basada en Arquitectura Orientada a Servicios (SOA) , la cual facilita la integración y creación de nueva funcionalidad para extender el alcance del aplicativo; por ejemplo, podría crearse un Servicio en el sistema central para agregar nuevos clientes, y publicarlo hacia la página Web, de forma que podría servir de punto de contacto para el registro de nuevos clientes.

He preparado un documento más completo, que puede descargarse aquí con mayor información sobre el tema, incluyendo ciertos análisis comparativos entre BPMS líderes en el mercado.